مراحل کلیدی در انجام حسابداری پایان سال
دلایل بستن حساب ها
محاسبه سودوزیان در پایان هرسال مالی و صفر نمودن آن در دوره جدید
جلوگیری از حجیم شدن اطلاعات
برای اجرای بستن حسابها
*مرحله اول : بستن مانده حساب ها بطور موقت و ایجاد سند افتتاحیه موقت به عنوان سند حسابداری شماره یک سال مالی بعد (قبل از تهیه صورتهای مالی)
*مرحله دوم : قفل نمودن بخش صدور سند حسابداری درنرم افزار نظام نوین مالی درکل واحدجهت تحت کنترل داشتن صدور هرگونه سند حسابداری درسال قبل اعم از واحد و ستاد توسط مدیر امورمالی
( در هنگام تهیه صورتهای مالی )
*مرحله سوم : نهائی کردن سند حسابداری “بستن مانده حساب ها”
(پس از دریافت صورتهای مالی حسابرسی شده)
نکته بسیار مهم : عملیات بستن مانده حساب ها ، فقط شامل اسناد حسابداری نهائی میباشد.
بستن حسابهای دائمی
ابتدا حسابهای دائمی که دارای مانده بدهکارند(مثل دارایی) بستانکار و معادل جمع آن به حساب تراز اختتامیه بستانکار می گردد.سپس حسابهایی که دارای مانده بستانکارند (مثل سرمایه وبدهی و ذخایر) به حساب تراز اختتامیه بدهکار می شود.
حسابهای موقت
حساب های موقت یا حساب سودوزیانی (درامدوهزینه)حسابهایی هستند که از دوره قبل مانده نپذیرفته و به دوره بعد نیز انتقال نمی یابندمانده این حسابها در ابتدای سال صفر بوده و در پایان سال مالی با بستن حسابها صفر می شود و فقط در طی دوره معتبرندبنا به ماهیت حساب ها (مثلا حسابهایی با مانده بدهکار، بستانکار شده و خلاصه سودوزیان بدهکارمی شود)
حسابهای موقت در پایان دوره مالی به عنوان یک مبلغ بسته به ماهیت بدهکار یا بستانکار به سرمایه اضافه یا کسر می گردد.
مرحله اول :
لذا قبل از تهیه صورتهای مالی سال قبل ضروری است ، مانده حساب های مندرج در تراز آزمایشی بطور موقت در نرم افزار نظام نوین مالی بسته شده تا به موازات تهیه صورتهای مالی سال قبل ، امکان استفاده ازمانده حساب های سال یا سنوات قبل برای عملیات مالی سالجاری(۱۳xx) نیز فراهم باشد .
یادآوری می گردد در مرحله اول بستن مانده حساب ها ، امکان کنترل بخشی از موارد بطور سیستمی در نرم افزار نظام نوین مالی (ورژن جدید) پیش بینی شده است بطوریکه کنترل های مزبور در صورت انتخاب گزینه توسط کاربر ، بطور سیستمی اعمال خواهد شد و در صورت وجود اشکال ، نرم افزار مانع از بستن مانده حساب ها بطور موقت خواهد شد .
مرحله دوم :
با هماهنگی مدیریت امور مالی امکان صدور سند حسابداری برای سال مالی قبل بافعال نمودن دوره مالی وجودداشته و در صورت صدور هرگونه سند حسابداری در سال قبل با فعال کردن فیلد ” اختتامیه / افتتاحیه موقت “ سند بستن مانده حساب ها و صدور سند افتتاحیه سال جدید در نرم افزار نظام نوین مالی بطور اتوماتیک اصلاح می شوند.
مرحله سوم :
پس ازدریافت صورتهای مالی حسابرسی شده در صورت نهائی کردن سند حسابداری بستن مانده حساب ها ، (بافعال نمودن گزینه مربوطه) امکان صدور سند حسابداری درسال قبل دیگر وجود نخواهد داشت .
اجرای مرحله اول بستن حسابها:
۱ ـ تائید تمام رسیدها ( نرخ گذاری ، صدور سند حسابداری – شناسایی کد اعتبار ) در کلیه انبارها و نهایی کردن آنها و اعلام شماره آخرین سند
۱-۱ـ تاییدتمام رسیدها ازفیلد رسیدهای دریافتی ازواحدهای تابعه ونهایی کردن آنها
(نگهداری کالا ـ رسید ـ دریافتی ازواحد)
۲ ـ تائید تمام حواله های صادره و نهایی کردن آنها و اعلام شماره آخرین سند
۳ ـ تکمیل کارت اموال صادره در قسمت ( ویرایش و تکمیل کارت اموال ) و نهایی کردن دارایی ها
۴ ـ انبارگردانی کلیه انبارها طبق دستورالعمل ۵۱/۹۳۳۴۲ – ۱۳xx/12/7
۱-۴ـ تطبیق مقدار گردش ریالی انبار با ارقام ترازنامه
۲-۴ـ تطبیق مقدار ریالی گزارش اموال ( دارایی ها با ارقام ترازنامه )
۳-۴ـ فعال بودن آیکون نمایش سند در تمام ردیفهای کاردکس کالاها
۵ ـ صدور سند کسر و اضافات انبارها ناشی از شمارش کالا و رعایت ماده ۴۹ آئین نامه
۶ ـ ثبت سندهای حسابداری برای خدمات انجام گرفته مانند: کارانه ، اجاره ، انرژی ، پاداش بازنشستگی ، حقوق و مزایای پرسنلی و حق الزحمه ها و ..
۱-۶- اگر بصورت هزینه قطعی باشد از سرفصل هزینه و بدهی های جاری استفاده شود.
۲-۶- اگر بصورت برآوردی باشد از سرفصل ذخیره هزینه های تحقق یافته پرداخت شده استفاده گردد.
۷ ـ ثبت درآمدهای تحقق یافته وصول شده و وصول نشده واحدها با سرفصل حسابهای دریافتنی ، رابط درامد ، صندوق ، حساب بانکی غیرقابل برداشت ، درآمد ارسالی به ستاد و…
۱-۷- لیست حسابهای دریافتنی به تفکیک سازمانهای بیمه ای طرف قرارداد بانکها ، نیروهای مسلح ، کمیته امداد و … و بتاریخ ۱۳xx/12/28 تهیه گردد.
۸ – سود سپرده های دومنظوره پشتیبان دردرآمدهای غیرعملیاتی ثبت گردد.
۹ ـ لیست پیمانکاران ، اشخاص ، شرکتها و مانده حساب تضمینات و سپرده های دریافتی بتاریخ ۱۳xx/12/28 تهیه گردد.
۱۰ ـ لیست پیش پرداخت ها ، علی الحسابها و … بتاریخ ۱۳xx/12/28 تهیه گردد.
**ضرورت دارد علی الحسابهای پرداختی به پرسنل و … تا آخر سال تسویه گردد.
۱۱ ـ لیست پروژه ها و دارایی در جریان تکمیل یا ایجاد تهیه گردد و پروژه هایی که تا آخر سال ۱۳xx به بهره برداری رسیده و تحویل قطعی گردیده اند مشخص نمایید. ضمناً بدلیل اینکه اسناد ثبت شده درسرفصل دارایی در جریان تکمیل را سیستم نمی تواند به دارائی ثابت مشهود تبدیل نماید بهتر است با استفاده از رسید تحویل مستقیم برای پروژه مورد نظر اقدام نموده و کنترل خرید ایجاد شده ناشی از رسید تحویل مستقیم را با سرفصل دارایی در جریان تکمیل با یک سند حسابداری ببندید.
۱۲ ـ تسویه وواریز وجه تنخواه گردان با مسئولین تدارکات وکارپردازان
۱۳ـ بایگانی تمام اسناد به ترتیب شماره سریال در سیستم نظام نوین مالی به همراه مدارک و با امضاء کامل
۱۴ـ تهیه لیست آخرین سریال حسابهای بانکی فعال واحد
۱۵ ـ تهیه صورت مغایرت بانکی بهمراه آخرین صورتحساب بانکی بتاریخ ۱۳xx/12/28
۲۰- تنظیم دفاتر رسمی ( روزنامه – کل )
نکات قابل توجه:
– کلیه حسابها بابید مربوط به سال مالی مربوطه باشند
-قبل از ثبت بستن حساب می بایست حسابها به دقت مانده گیری شده باشند
– حسابهای مربوط به سنوات( علی الحساب و پیش پرداخت )بررسی و به وضوح مبلغی که تحقق یاقته محاسبه و ثبت شود.
امید است مطالب مورد استفاده قرار گیرد.